Las cinco mejores formas de mejorar la seguridad de los documentos

Con demasiada frecuencia, hay una fuga de información confidencial (sobre personas o empresas) que llega a la web. Como resultado, sitios como WikiLeaks puede desestabilizar y derribar gobiernos y organizaciones. Cuando se filtra información sobre organizaciones, algunas personas tienen mucho más que perder si colapsan. Si usted es una persona así, es posible que desee hacer lo que sea necesario para evitar que esto suceda. Además, mejorar la seguridad de sus documentos debe ser una prioridad en su lista de prioridades. Por lo tanto, debes asegurarte de hacer estas cinco cosas.

1. Capacitar a los empleados sobre las mejores prácticas para la seguridad de los documentos

Los empleados suelen ser las principales amenazas para la seguridad de los documentos de las organizaciones. En su ignorancia, pueden terminar enviando un archivo confidencial en su forma no cifrada a un tercero. Independientemente de si ha autorizado o no el intercambio de documentos, el correo electrónico sigue siendo una plataforma bastante riesgosa y en la que es posible interceptar documentos desprotegidos.

Además, los propios empleados pueden cargar archivos en computadoras, servidores y unidades públicas a las que cualquiera puede acceder. Por supuesto, la mayoría de los empleados fingen ignorar cuando tal error termina costándole a toda la empresa. Sin embargo, si los capacita, no tendrán tales excusas a las que recurrir y, por lo tanto, serán más cuidadosos al manejar sus documentos.

Las cinco formas principales de mejorar la seguridad de los documentos 1

2. Evite la impresión aleatoria de documentos

Otra laguna de seguridad que a veces podría ser un área de explotación es la impresión de archivos. Los escenarios típicos involucran a los empleados y otras partes libres para imprimir documentos cuando lo deseen. Incluso cuando se incorporan medidas, como el cifrado, la organización puede hacer poco para limitar el uso de documentos impresos por parte de personas no autorizadas.

Entonces, tiene sentido prevenir o controlar la impresión de documentos. Cuando la impresión está completamente deshabilitada, su organización solo debe preocuparse de que los usuarios puedan ver los documentos electrónicos. Alternativamente, cuando la impresión está habilitada, algunas personas pueden beneficiarse de la impresión en archivo, que es otra forma de crear un documento electrónico separado, donde los controles que se impusieron en la copia electrónica original, las mismas restricciones se eliminarán en la segunda versión. electrónica.

Como resultado, se hace necesario limitar o controlar completamente la cantidad de impresiones que puede realizar cualquier parte autorizada y en qué tipos de impresoras (físicas o una impresora de archivos como PDF). Hay muy pocas soluciones que pueden ayudarlo a hacer esto, pero un sistema DRM de documentos es una de ellas.

3. Evite la captura de pantalla

Dispositivos inteligentes, como tabletas, PC y teléfonos, todos capaces de registrar información en sus pantallas. Y debido a que estos dispositivos son la base para procesar varios documentos, se vuelve más fácil hacer copias de documentos sin verificar, incluso si el propietario del documento ha impuesto varias restricciones al documento original.

Su organización debe poder detener estos capturadores de pantalla; de lo contrario, pondrán en peligro la divulgación de su información más sensible. Esto significa que debe asegurarse de que todas las aplicaciones y atajos de teclado que pueden ayudar a los usuarios a tomar capturas de pantalla se vuelvan inútiles, mientras que el dispositivo procesa documentos valiosos (como sensibles o confidenciales).

4. Agrega marcas de agua

Otra forma de garantizar que sus documentos permanezcan seguros es fomentar la rendición de cuentas. Cuando se cometen errores costosos, las personas involucradas en el error deben asumir la responsabilidad de sus acciones. Esto es difícil de hacer ya que se vuelve casi imposible identificar las fuentes de escape en las organizaciones.

Afortunadamente, si se usan marcas de agua (especialmente las dinámicas), se vuelve más difícil esconderse detrás del resto de la fuerza laboral. Esto se debe a que las marcas de agua dinámicas muestran detalles visibles del usuario cuando los documentos se procesan y se muestran en una pantalla o se imprimen en papel. Dicha información visible podría actuar como elemento disuasorio de la distribución no autorizada de documentos.

Si bien no es un impedimento lo suficientemente grande, las personas que roban documentos y los comparten con el mundo serían fácilmente alcanzadas con el largo brazo de la ley.

5. Mantenga el control de los documentos mucho después de compartir documentos

Un problema significativo con la seguridad de los documentos es la falta de control una vez que un documento ha sido distribuido a otros. Una vez que comparte los documentos con sus empleados o con un tercero necesario, les otorga control total sobre los archivos. Luego pueden copiar y pegar, compartir, imprimir, vender o hacer prácticamente lo que quieran con el documento.

Este no tiene por qué ser el caso. Existen sistemas DRM para documentos que lo ayudarán a mantener el control hasta el punto en que puede revocar el acceso a un documento en cualquier momento. Estos son los mismos sistemas DRM para documentos que pueden ayudarlo a regular las copias impresas y cuánto tiempo cada usuario tiene acceso a archivos específicos. Si incorpora un sistema de este tipo en su organización, puede recuperar el control total sobre sus documentos en lugar de permitir que otras personas controlen lo que pueden hacer con sus archivos.

Como esto mantener sus documentos seguros requiere muchas medidas, todas las cuales se pueden encontrar en un buen sistema DRM documental.

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